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事務所通信平成27年12月3日

2016-01-09

こんばんは。ハタナカです。

いやはや時の経つのは早いもので気が付いたら師走でした。

さて、徐々に皆さまのところにもマイナンバー通知書が届いて
おられることと存じます。

今年の年末調整作業は、お客様ならびに従業員、さらに扶養親族
のマイナンバーを収集しなければなりません。

実はこの数週間、この個人情報のマイナンバーをどうやって保管
すればいいのやら大変悩んでおりましたが、ようやく新版の年末
調整ソフトの概要がベンダーから明らかにされたので、当事務所
の方向性が固まりました。

今後当事務所は段階的にペーパレスオフィスに移行していきます。

性能の高いスキャナーは1分間に20枚以上の書類読み込みができるそ
うでして、これで扶養控除等申告書をスキャンし、PDF化したあと、
さらに盗まれても支障のないようにファイルを暗号化することといたします。

従いまして、毎年お預かりしていた扶養控除等申告書等は例年通り計算結
果とともに簡易書留にて返却いたしますので、厳重に保管いただくようお
願いします。

今回従業員さんから収集いただきたい書類は以下の通りです。

1.扶養控除等申告書
  裏にマイナンバー通知書のコピー(扶養親族分も含みます)を糊でベタ
  貼りして提出してもらってください。
  実際のナンバー運用は来年からですので、どうしても収集が間に合わない
  ときは来年以降でも大丈夫です。
  (もっとも世間に周知されている今がいちばん集め時ではあります)
 
  ※配偶者の就業状況、所得金額には慎重なチェックが必要になります。
  昨今市役所のチェックが厳しくなり、過去にさかのぼって配偶者控除、
  扶養控除を修正する事案が増えております。安易に控除を受けることの
  ないよう周知願います。

2.保険料控除等申告書
  小規模共済、生命保険、個人年金、介護保険の控除証明書を貼り付けて提出
  願います。
  また、社会保険未加入の事業所では、各従業員の国保、国民年金保険料の控除
  をここで行いますので支払額がわかる資料のご提出をお伝えください。

3.住宅ローン控除
  H27年に購入した方は確定申告が必要です。別途ご相談ください。
  2年目以降の方は銀行の住宅ローン年末残高証明書の提出をお願いします。

 当事務所の年末調整資料のお預かりにつきましては来週より順次ご連絡させていた
だきますので、おおよそ今月16日までに集めていただきますようお願い申し上げます。

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